Séminaire à Lille : Les 6 étapes pour un événement professionnel idéal

Fixer les objectifs de ce séminaire d’entreprise à Lille

D’un objectif à un autre, votre séminaire Lillois sera totalement différent. En effet, selon ce but précis, la stratégie adoptée pour l’organisation de ce séminaire sera totalement différente. 

Prenons l’exemple d’un séminaire incentive, dans ce cas-là, l’objectif serait de valoriser le bien-être de vos salariés, les féliciter pour leurs performances sur une période donnée, souvent une année et peut-être en profiter pour annoncer les nouveaux objectifs. Un autre exemple, pourrait être un séminaire organisé après un recrutement massif, dans cette situation les objectifs pourraient être de former les nouveaux employés au sujet de l’entreprise tout en les accueillant dans un environnement en accord avec les valeurs de l’entreprise.  Dans ces deux situations, les événements seront bien différents l’un de l’autre, en grande partie à cause des objectifs de chaque séminaire. 

Il est donc très important de bien réfléchir et définir vos objectifs avant d’organiser votre événement, car ils vont avoir un impact important sur votre séminaire professionnel, et donc l’image de votre entreprise. 

Il est bien entendu possible d’avoir plusieurs objectifs pour cet événement, cela dépend totalement de votre entreprise.

Quel type d'événement professionnel est idéal pour votre entreprise ?

Il existe un grand nombre de possibilités pour organiser un événement professionnel, de part la diversité de ces derniers. En effet, il est important de choisir le type d'événement et le format souhaité pour la réalisation de de rassemblement professionnel. 

Le séminaire résidentiel est le type d'événement qui est fréquemment organisé, surtout hors de la ville d’origine de l’entreprise. Lille est donc souvent choisie comme destination de séminaire par des entreprises parisiennes, en étant accessible en seulement une heure de train. L’avantage de cet événement est le sentiment de réelle coupure offert à vos employés, tout en restant dans la sphère professionnelle et en restant productifs. 

Vous avez la possibilité d’organiser une journée d’étude, incluant la location d’un espace dédié pour toute une journée, un petit-déjeuner, deux pauses ainsi que le repas du midi. Avec ce type d'événement, vous pourrez organiser des réunions, formations, sur une journée entière dans des locaux différents que vos bureaux habituels, et même dans un cadre différent selon les cas. C’est un événement plus simple et rapide d’organisation grâce à sa simplicité. Il existe beaucoup de lieux à Lille dans lesquels votre entreprise pourra organiser une journée d’étude. 

Il vous est aussi possible d’organiser une soirée d’entreprise, cependant si ce n’est pas dans le cadre d’un séminaire résidentiel, l’idéal est d’être basé à Lille ou relativement proche et accessible. Dans ce cas là, votre entreprise pourra marquer les esprits de chacun le temps d’une soirée. 

Le choix du type d'événement aura donc un impact sur le reste de votre organisation, c’est pourquoi c’est l’une des choses à réfléchir rapidement.

Le lieu, le nombre de personnes et la date : critères importants d’un séminaire

Une fois vos objectifs et votre type d'événement choisi, il faut réfléchir plus en détail à l’organisation de votre événement. 

Le critère de la date est primordial pour pouvoir trouver un lieu et des prestataires ayant des disponibilités qui correspondent aux vôtres. Certaines dates étant plus prisées que d’autres, l’idéal pour pouvoir trouver le lieu qui correspond aux attentes de votre entreprise, afin d’avoir plus d’offres et donc plus de choix. 

Le nombre de personnes va quant à lui jouer un rôle important sur la sélection du lieu. Il faut en effet qu’il puisse avoir la capacité d’accueil correspondant à la taille du groupe de votre entreprise. Pour un séminaire de 10 personnes et pour un autre de 150 personnes, les lieux proposés ne seront en effet pas les mêmes. 

En alliant ces deux facteurs, vous pouvez commencer à rechercher l’établissement idéal pour votre séminaire à Lille, ayant la capacité de vous accueillir aux dates que vous souhaitez. La sélection du lieu est très importante car le cadre joue un rôle majeur dans la productivité et le bien-être de chacun de vos employés. En effet, le cadre influence énormément l’efficience au travail. De plus ces établissements, habitués de la réception de groupes professionnels, pourront vous proposer des services adaptés et personnalisés selon ce que vous attendez de ce séminaire à Lille. Il faut donc trouver le lieu idéal, proposant un cadre adapté à votre événement afin de pouvoir réussir et optimiser l'efficacité de votre événement d’entreprise .

L’aspect logistique d’un séminaire à Lille

Même si votre entreprise est localisée à Paris et donc à seulement 1h de Lille, l’aspect logistique d’un événement est un point important de votre séminaire à ne pas oublier. 

En effet, un déplacement en groupe demande une organisation et des réservations particulières plus poussées qu’en réservant individuellement. Dans le cas d’un séminaire à Lille, vous pourrez privatiser un bus pour transporter  tous les participants de ce séminaire ou bien en centralisant l’achat de billets de trains ou d’avion selon votre provenance. Dans les deux cas, il est préférable de s’y prendre en avance afin d’être sûr de pouvoir vous déplacer jusqu’à votre destination. Sur place le déplacement est aussi à prévoir, Lille étant une ville où il est facile de se déplacer en vélo, il existe de nombreuses entreprises proposant la location de deux roues, qui plus est un déplacement vert si l’écologie et le respect de l’environnement sont des valeurs RSE importantes pour votre entreprise. 

Il peut être aussi bien de lister le matériel spécifique dont vous auriez besoin, afin de voir si les établissements peuvent vous le fournir ou non. Sachant que la plupart des lieux possèdent déjà le matériel de base adapté à l’organisation d'événements professionnels.   

Il est important de connaître le budget disponible pour cet événement, afin de trouver facilement les lieux, activités et destinations en accord avec ce dernier, et dans le but de pouvoir optimiser ce séminaire tout en évitant les écarts de budget.

Prévoir les activités et team buildings que vous souhaitez organiser

Si vous souhaitez valoriser l'expérience de participants de votre séminaire, vous pouvez organiser des activités à Lille, où de nombreuses possibilités vous sont offertes. 

Dans l’idéal, un planning du déroulé de cet événement pro est recommandé, afin de  pouvoir avoir une vision globale sur ce séminaire, ainsi que de pouvoir optimiser le temps à Lille. 

Certaines activités nécessitent une réservation anticipée donc il serait pertinent de se renseigner en avance.  Lille ayant pour objectif d’être élue capitale Européenne de la Culture partagée en 2024, dispose de nombreuses activités qui pourraient intéresser votre entreprise et vos collaborateurs. Que vous souhaitiez organiser un atelier dégustation, un atelier de confection de bières, une visite culturelle, ou tout autre activité de Teambuilding à Lille, vous trouverez forcément ce qui correspond à votre entreprise.

Communiquer sur votre événement professionnel

Un événement est avant tout un outil de communication, il est donc important de parler de ce séminaire, en interne comme en externe. Un séminaire illustrera le fait que le bien-être de vos salariés ainsi que les valeurs RSE défendues par votre entreprise sont importantes au sein de celle-ci. Cela prouve aussi que vous n’hésitez pas à organiser des événements dans un but bien précis. 

Plus généralement, un séminaire d’entreprise à Lille réussi aura des bénéfices pour votre entreprise. D’un point de vue humain, les participants ayant eu cette coupure de la routine professionnelle en ressortiront plus motivés et plus productifs qu’avant. Et cela, tout en ayant apprécié ce séminaire d’entreprise. Pour l’entreprise, l’image ressortira valorisée, en impactant positivement l’activité, grâce aussi à la motivation des employés.

Il est donc important de réfléchir aux facteurs importants dans l’organisation de cet événement pour votre entreprise afin que votre séminaire à Lille soit réussi !